Gestion de la charge de travail

Qu’est-ce que la gestion de la charge de travail?

La gestion de la charge de travail donne la possibilité aux travailleurs de s’acquitter efficacement de leurs tâches et de leurs responsabilités dans les délais dont ils disposent. Un grand nombre de travailleurs canadiens décrivent ce facteur de risque comme étant le plus important facteur de stress au travail (c’est-à-dire le fait d’avoir trop de travail et trop peu de temps). Des recherches ont montré qu’il ne s’agissait pas simplement de la quantité de travail, mais aussi des ressources dont les travailleurs avaient à leur disposition (temps, équipement, soutien) pour bien le faire.

Dans un organisme où la gestion de la charge de travail est adéquate, on peut affirmer ce qui suit :

  • La quantité de travail à accomplir par les travailleurs est raisonnable.
  • Les travailleurs disposent de l’équipement et des ressources nécessaires pour faire leur travail correctement.
  • Les travailleurs peuvent parler à leur superviseur de leur charge de travail.
  • Les travailleurs ne se font pas interrompre de façon inutile.
  • Les travailleurs ont un niveau approprié de maîtrise quant à la priorité des tâches et des responsabilités lorsqu’ils accordent la priorité à de multiples demandes.

Pourquoi la gestion de la charge de travail est-elle importante?

La plupart des travailleurs sont non seulement disposés à travailler fort, mais retirent un sentiment d’accomplissement et beaucoup de gratification à faire une journée de travail bien remplie. La capacité de gestion de la charge de travail est importante en raison de la relation particulière qui existe entre les exigences de travail, l’effort intellectuel demandé et la satisfaction au travail. Les exigences de travail réduisent la satisfaction au travail, alors que l’effort intellectuel, ou la latitude dans la prise de décision, augmente la satisfaction au travail. Même quand ils font face à des exigences de travail élevées, les travailleurs qui ont le pouvoir de prendre des décisions seront plus susceptibles de bien réussir. Le fait d’avoir la responsabilité de prendre des décisions favorise aussi l’apprentissage et l’expérience de comportements d’adaptation positifs.

Tout comme une machine ou un système qui fait face à une surcharge de travail sans temps de repos finira par lâcher, il en est de même pour les humains. Ce principe s’applique autant aux humains qu’aux machines. L’employé qui fait face à des exigences croissantes sans avoir la possibilité d’exercer un contrôle sur sa charge de travail finit par ressentir une grande fatigue physique, psychologique et émotionnelle, ainsi qu’une augmentation du stress et de la tension. Cela nuit au rendement. Chez les personnes épuisées émotionnellement, le sentiment d’accomplissement s’estompe et fait place à un sentiment accru d’incompétence. Une charge de travail excessive constitue une des principales raisons pour lesquelles les travailleurs ont une opinion négative de leur emploi.

Questions fréquemment posées

  • Favoriser une culture de travail qui valorise clairement la qualité du travail effectué, non seulement la quantité (heures travaillées, travail à la pièce, etc.).
  • Attribuer les tâches de façon équitable. Tenir compte des différents niveaux de responsabilité associés à différents postes.
  • Permettre une certaine souplesse, s’il y a lieu, pour établir la priorité des tâches et des échéances.
  • Veiller à ce que l’équipement et le soutien nécessaires soient disponibles pour aider à accomplir le travail rapidement (outils, technologie, employés de soutien, etc.).
  • Élaborer et mettre en œuvre des stratégies au bon moment pour faire face aux périodes de pointe en matière d’exigences (embauchage d’employés temporaires, bassins d’emplois, partage de tâches, etc.).
  • Reconnaître et apprécier les efforts déployés par les travailleurs en période de forte demande.
  • Fournir aux nouveaux travailleurs des renseignements précis et réalistes sur les exigences et les attentes de l’emploi.
  • Attribuer les tâches en fonction des forces et des capacités, en assurant l’équité tout au long du processus.
  • Offrir de la formation sur des sujets pertinents à la gestion de la charge de travail (gestion du temps, utilisation de la technologie, etc.).
  • Offrir de la formation sur la résilience, la gestion du stress et l’épuisement professionnel. Inclure des renseignements sur les signes, les symptômes et les effets du stress, ainsi que des stratégies éprouvées pour prendre soin de soi.
  • Communiquer à intervalles réguliers avec les employés à propos de la meilleure façon de gérer et d’adapter leur charge de travail.
  • Informer les employés des périodes prévues où le volume de travail augmente (demandes saisonnières, heures de pointe, etc.) et s’assurer qu’ils sont prêts à gérer cette charge de travail accrue.
  • Faire participer activement les employés à l’élaboration de stratégies visant à mieux gérer la charge de travail (par exemple réduire ou éliminer les tâches redondantes ou inutiles).
  • Rédiger des descriptions d’emploi qui comprennent des attentes claires et raisonnables. Revoir ces descriptions, au besoin.
  • Offrir une rémunération ou des congés accumulés pour les heures supplémentaires approuvées.
  • Mettre en place des systèmes pour remédier aux pénuries de personnel (en raison de vacances, de congés de maladie, de congés parentaux, de postes vacants, etc.).
  • Mener des évaluations des emplois pour déterminer les besoins selon le volume de travail, l’équité dans la répartition du travail et les éléments à améliorer.
  • En période de charge de travail excessive, fournir des avantages non salariaux (repas, remboursement des frais de déplacement, etc.).

Mesures à prendre

Prochaines étapes : S’engager à une meilleure gestion de la charge de travail

▸ Objectif

Un milieu de travail où les tâches et les responsabilités peuvent être accomplies efficacement dans les délais prescrits.

▸ Avantages
  • Amélioration du rendement et de la productivité
  • Réduction du stress des travailleurs et moins d’épuisement professionnel
  • Moins d’erreurs, de blessures et d’incidents liés au travail
  • Meilleur taux de maintien en poste des travailleurs
▸ Questions de réflexion
  • Les questions de gestion de la charge de travail présentent-elles un plus grand risque pour des groupes particuliers de travailleurs (nouveaux employés, certains emplois, travailleurs de quarts, jeunes travailleurs, etc.)?
  • Quelles sont les forces de votre lieu de travail en ce qui concerne la gestion de la charge de travail? (Que faites-vous bien et que devriez-vous continuer de faire?)
  • Que pourrait faire votre lieu de travail pour s’améliorer à cet égard? (Que pourriez-vous faire de plus et que pourriez-vous faire de moins?)